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マンション管理人.com

管理人をやりながら、世の中の色々を見ていきたい。

マンション管理人をする上で、最重要項目「鍵の管理」について(現場の実情)

マンション管理人
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https://www.ac-illust.com/

2017.02.11

※この記事はマンション管理人のお仕事に興味がある方が対象です。

 

どうも、おしょぶ~^^/です。

マンション管理人の仕事では、日々のルーティンは清掃が多くの割合を占めており、その積み重ねが、建築からの経過年数を考慮した一般的感覚より美観が上であれば、資産価値を守れると言う大切な部分を担っています。

 

上記は本当に重要な仕事ですが、それより重きは時には住民の命に関わる可能性のある、防災・防犯ではないでしょうか?

この時期、2~3月でリタイヤして人生の一区切りをつけ、新たにマンション管理人としてのスタートを考える方が増えますので、現役のマンション管理人として書いていきたいと思います。

 

●超重要、鍵の管理(現場)

防災・防犯もいろんな側面がありますが、今回は「鍵」にスポットをあてたいと思います。管理会社によって運営の仕方は多少違いますが、わたしが当物件の近所の管理人さんと情報交換した限りでは、似ていますのでどこで就職されても参考になると思います。

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まず、各社共通なのは管理人室の外に鍵BOXがあります。ボタンかダイヤルの暗証番号式で、番号を知っているのは本社管理側と私です。住民様は知りません。

これは、非常時に私と違うスタッフがそのマンションに行かなければならない時を考慮しています。筆者が病欠などの事も考えられますしね。

 

出勤の手順ですが、暗証番号で非常用鍵BOXを開けて管理室に入り、通常作業で使用する管理室の鍵をとり、すぐ非常用鍵BOXに戻します。

ここはぜひ押さえてほしいので、赤字にしたのですがこの一連の作業をおざなりにして、鍵を管理室に置いたままにして、帰る時に通常使用分を管理室に戻し(この時点で管理室の鍵2本が室内にある事になります)帰ってしまうわけですが、オートロックの為、締め出しとなります。

 

次の日に出勤して気がつくと言うのんびりした方もいます^^;

役員に鍵は持って頂いていますが、管理人のミスでこうなった場合はセコム等の、防犯で鍵を預けている業者を呼んで開けてもらいます。費用は3,000~5,000円でバカな経費となります。

 

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●各所の鍵の管理

さて仕事を始めましょう^^管理室には2つの鍵ボックスがありまして、通常使用用とイレギュラー使用用です。イレギュラー用のBOXは鍵がかけられた上に、封印シールが貼ってあります。これは一度剥がすと、元通り貼っても模様が浮き出て剥がした事がバレル様になっています。

 

イレギュラー用は大規模修繕工事などで多くの方に同時に、鍵を貸し出す場合などを想定しています。

 

当物件の鍵は29本ですが、タワーマンションになるととんでもない数になります。その上24時間管理体制ですから、日々違う人同士の鍵の引継ぎがありますので、注意をした上にも注意をしないと鍵の紛失が起こり、ぶざまな責任のなすり合いになります。

 

紛失した鍵の種類によりますが、防犯上重要となればシリンダー交換ですので、これまたバカ経費の発生です。

鍵をどのように体につけるかも、各社のルールがあると思いますので必ず守りましょう。

※鍵はその時の作業に必要な分だけ取るのが安全です。例えば午前中に、午後使う予定分まで束ねて、それを紛失すると本数が増えますよね。(リスクヘッジとして重要)

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●長期貸し出し分の把握

現場に初着任時には必ず行ってください。前管理人がいいかげんな人でしない場合も考えられますし、前管理人が既に辞めており代行者との引継ぎとなると、まず理解していないと考えた方がよく、その場合は本社管理側に連絡をとりリストを貰っておきましょう。

※一般的に考えられる長期貸し出し先

  • セコムなど警備会社
  • エレベーターの会社
  • 役員

●鍵の短期貸し出し作業

日々色んな業者が来て、鍵に短期貸し出しがあります。おそらくは入館管理台帳に書く欄があると思います。しっかり管理して下さい。

返却時に貸し出した鍵の施錠場所も、鍵がかけられているか自分の目で、最終確認して下さいね。

尚且つ、自分が帰る5分前に室内の通常使用BOXを開けて本数確認です!

 

※鍵の管理は現金の管理と同等の、貴方の信用度堅持だと考えて行って下さい。鍵の紛失・現金の紛失は管理人としての貴方へ与えるダメージはかなりのものです。くれぐれも軽く考えないようにしてくださいね。

 

じゃ、またね^^/

※マンション管理人が読む本↓ 

平成28年12月改訂 マンション管理人の仕事とルールがよくわかる本

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